7 Tipps für den Umzug Ihres Kleinunternehmens

 

Ein Büroumzug kann darauf hindeuten, dass Ihr Unternehmen gut läuft und Sie das Bedürfnis verspüren, zu expandieren oder in ein größeres Büro an einem besseren Ort zu ziehen. So großartig das klingt, ist es für kleine Unternehmen leicht, die Faktoren zu unterschätzen, die für den großen Schritt erforderlich sind.

Der Umzug eines Büros ist nicht vergleichbar mit einem Wohnungswechsel, der eine relativ kleine Aktivität darstellt und nur wenige Personen betrifft. Bei einem Umzug ist der Druck deutlich geringer, da nur ein paar Zimmer geräumt und ein paar Institutionen wie die Bank informiert werden müssen.

Büros hingegen sind ein ganz anderes Ballspiel. Es müssen möglicherweise schwere und teure Geräte bewegt, verschiedene Finanzinstitute, Partnerunternehmen und Kunden informiert und viele geschäftsbezogene Informationen sicher aufbewahrt werden. Wenn Sie nicht klug vorgehen, können Sie am Ende alles verlieren.

Da Ihr Unternehmen Geld verdient, wenn es in Betrieb ist, müssen Sie Ihren Umzug so planen, dass sichergestellt ist, dass die nicht betrieblichen Umzugstage nur minimale Auswirkungen auf Ihr Endergebnis haben. Sie möchten daran arbeiten, den Umzug so reibungslos und effizient wie möglich zu gestalten.

Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen können.

1. Holen Sie sich den richtigen Standort

Es ist wichtig, den richtigen Standort zu finden, da jeder Ort einen Ruf/ein Image mit sich bringt, das er auch auf Ihr Unternehmen ausdehnen wird. Denken Sie daher ernsthaft darüber nach, einen Ort auszuwählen, der der Art und Weise entspricht, wie Sie von Ihren Lieferanten, Kunden und Mitarbeitern wahrgenommen werden möchten.

Berücksichtigen Sie das Alter des Gebäudes und den Spielraum für eine weitere Erweiterung, falls dies erforderlich sein sollte. Faktoren in Bezug auf Umweltfreundlichkeit, Reparaturbedarf, Platz für Ihre Ausrüstung und Ihr Personal, Miete (oder Kaufpreis), anfallende Steuern und Betriebskosten sollten berücksichtigt werden.

Selbstverständlich sollten diese Faktoren im Interesse Ihres Unternehmens wirken. Ziel sollte es sein, durch den Standortwechsel eine höhere Erfolgsquote zu erzielen.

2. Betrachten Sie die Kosten

Unternehmen, ob groß oder klein, müssen bestimmte Betriebsausgaben tätigen, um sich funktionsfähig zu halten. Diese Ausgaben umfassen Miete, Versicherungszahlungen, Strom- und Wasserrechnungen, Internet- und Kabelfernsehgebühren sowie Kosten für die Handhabung von Geräten. Es gibt auch eine Vielzahl von Steuerzahlungen wie Umsatzsteuer, Grundsteuer und Einkommensteuer, die berücksichtigt werden müssen.

Schauen Sie sich diese Ausgaben genau an und wägen Sie Ihre aktuellen und zukünftigen Ausgaben und deren Auswirkungen auf die Finanzen Ihres Unternehmens ab. Passen diese Kosten in Ihre Finanzplanung, dann profitieren Sie nur vom Umzug.

3. Bereiten Sie sich auf den Umzug vor

Haben Sie ein passendes Büro gefunden, bereiten Sie sich und Ihre Mitarbeiter frühzeitig auf den Umzug vor. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Umzug, indem Sie eine Liste mit Aufgaben und Pflichten erstellen, die vor dem Umzug erledigt werden müssen, und legen Sie entsprechende Fristen fest. Um dies zu erreichen, müssen einige Ihrer Mitarbeiter möglicherweise vorübergehend in Schichten arbeiten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen intelligenten Schichtplan erstellen, der sowohl für Ihre Mitarbeiter als auch für Ihr Unternehmen funktioniert.

Wenn Sie vorhaben, Ihre Sachen selbst zu packen, binden Sie mehr Personen ein, um die Belastung zu verringern. Wenn Sie es zu überwältigend finden, ist es am besten, einen Verpackungs- und Umzugsservice zu beauftragen, um den Prozess stressfrei zu gestalten. Stellen Sie sicher, dass Sie einen Versicherungsschutz abschließen, wenn Sie einen LKW mieten möchten. Wenn Sie einen Umzugsservice beauftragen, fragen Sie nach Versicherungsschutzoptionen zum Schutz Ihres Eigentums.

4. Planen Sie die Büroräume

Bevor Sie Ihr neues Büro umziehen, stellen Sie sicher, dass Sie geplant haben, wie es aussehen soll. Dies kann die Planung der Büroräume in Übereinstimmung mit den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter und eine gründliche Bewertung der praktischsten Sitz- und Büroanordnung beinhalten.

Vergessen Sie nicht, andere Faktoren zu berücksichtigen, wie z. B. einen IT-Bereich mit Bürodrucker, Scanner und Kopierer sowie Speisekammer und Lagerflächen. Es ist sinnvoll, sich vorher mit Ihren Mitarbeitern zu beraten, um sicherzustellen, dass alle ihre Bedürfnisse berücksichtigt wurden, bevor Sie endgültige Entscheidungen treffen.

5. Identifizieren Sie, was zurückgelassen werden sollte

Sehen Sie sich das Inventar in Ihrem Büro genau an und entscheiden Sie, welche Möbel und Geräte zu Ihnen passen müssen und welche nicht. Wenn die Kosten für den Umzug ihren Nutzen übersteigen, sollten Sie vielleicht darüber nachdenken, sie zu verkaufen, zu spenden oder auf umweltfreundliche Weise zu entsorgen.

Wenn Sie neue Möbel und Geräte bestellen, stellen Sie sicher, dass diese an einem geeigneten Tag direkt in Ihr neues Büro geliefert werden, damit Sie sie nicht selbst umstellen müssen.

6. Informieren Sie Ihre Lieferanten, Kunden und Schlüsselagenturen

Erstellen Sie eine Liste aller Ihrer Lieferanten und Kunden/Kunden und informieren Sie sie rechtzeitig über Ihren Umzug. Geben Sie ihnen die notwendigen Details wie Ihre neue Adresse und das Datum der Eröffnung des Büros, um Verwirrung zu vermeiden. Informieren Sie sie auch über Verzögerungen, die aufgrund des Umzugs auftreten können, und darüber, wie sie sich während der Übergangsphase mit Ihnen in Verbindung setzen können, um Unannehmlichkeiten für sie zu minimieren.

Sie müssen auch andere wichtige Behörden wie Ihre Bank, Versicherungsgesellschaft, Bürolieferanten und -verkäufer, die Post und verwandte Regierungsbehörden über die Verschiebung informieren.

7. Aktualisieren Sie Ihr Briefpapier

Vergessen Sie nicht, Ihr Büromaterial wie Ihre Visitenkarten und Kontaktinformationen auf Briefköpfen, Firmenumschlägen, E-Mail-Fußzeilen, Verzeichnissen, Rechnungsvorlagen, Mailinglisten usw. zu aktualisieren.

Der Umzug Ihres Büros mag anstrengend sein, aber wenn Sie das Gesamtbild betrachten, werden Sie froh sein, dass Sie den Umzug vorgenommen haben. Es ist ein Zeichen dafür, dass Ihr Unternehmen in eine neue Richtung geht. Sie werden alle Schritte ein paar Wochen vor dem großen Tag gut planen, vorbereiten und organisieren, um sicherzustellen, dass der Prozess fehlerfrei und reibungslos durchgeführt wird. Die oben genannten Tipps sollen Ihnen dabei helfen, den richtigen Weg zu finden.

 

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