정책이 최신 상태입니까? COVID-19 원격 인력 관리를 위한 법적 고려 사항

COVID-19 팬데믹 이전에 미국에서는 이미 원격 근무가 점차 보편화되고 있었고 많은 회사에서 이미 원격 근무 정책과 절차를 시행하고 있었습니다.

그러나 눈 깜짝할 사이에 COVID-19로 인해 미국 전역의 회사는 준비 여부에 관계없이 원격 작업을 채택해야 했으며 많은 회사가 그렇지 않았습니다. 그로 인해 기업들은 이 불확실한 시기에 전략적 계획을 유지하면서 직원에 대한 모든 의무를 다하기 위해 원격 근무와 관련된 법적 고려 사항을 해결하기 위해 안간힘을 쓰고 있습니다.

원활한 전환을 돕기 위해 이 기사에서는 원격 인력을 관리하는 동안 알아야 할 여러 가지 일반적인 법적 문제를 검토합니다.

원격 작업 정책 수립(아직 없는 경우)

원격 근무 정책은 직원이 원격 근무를 시작할 때 직원에 대한 기대치를 명확하게 제시해야 합니다. 업무의 모든 측면을 고려하고 각 직원이 자신에게 기대되는 바를 이해하고 있는지 확인하십시오.

직원에게 전달해야 할 첫 번째 항목은 가능한 한 이 기간 동안 회사가 정상적인 비즈니스 운영을 유지하는 데 도움이 될 것으로 기대한다는 것입니다. 직원들이 원격으로 작업하더라도 다른 모든 직장 정책 및 절차를 준수해야 한다는 사실을 인지하고 있는지 확인하십시오. 원격 작업 정책이 일시적이고 COVID-19 동안에만 적용되는 경우 정책에서 이를 명확히 하십시오. 직원이 서명을 통해 정책을 수령하고 이해했음을 확인하고 직원 파일에 확인 사본을 보관하십시오.

아래 목록에 모든 것이 포함되어 있지는 않지만 원격 작업 정책의 초안을 작성할 때 다음 사항을 고려해야 합니다.

  1. 귀하의 정책이 얼마나 엄격한지 고려하십시오. 귀하의 근로자는 단순히 집에서 일하도록 권장됩니까, 아니면 사무실에 오는 것이 절대적으로 금지됩니까? 이는 해당 자택 격리 또는 자택 대피 명령과 관련하여 주별로 고려해야 합니다.
  2. 아래에 자세히 설명된 대로 기록 시간 및 초과 근무와 관련된 직원의 의무에 관한 자세한 설명을 포함하십시오.
  3. 직원은 근무 시간 동안 항상 대기해야 합니까, 아니면 회의 및 약속을 미리 예약해야 합니까?
  4. 직원이 업무를 수행하는 데 사용할 장치를 고려하십시오. 직원이 자신의 장치에서 작업을 수행합니까? 그렇다면 포괄적인 BYOD(Bring Your Own Device) 정책이 마련되어 있습니까?

임금 및 시간 문제

무엇보다도 직원이 적절하게 분류되었는지 확인해야 합니다. 고용 데이터의 잘못된 분류는 엄청난 비용이 들 수 있습니다.

면제 급여 직원은 계속해서 정규 급여를 지급받게 되므로 급여 면제 직원을 처리하는 것이 더 쉽습니다. 초과 근무를 모니터링해야 하므로 비면제 시간제 근로자의 경우 급여가 더 복잡해집니다. 따라서 각 비면제 직원이 다음을 수행하도록 요구하는 명확한 정책이 있어야 합니다. 근무한 모든 시간을 정확하게 보고합니다. 서면 승인 없이 주당 40시간(또는 하루에 8시간을 초과하는 초과 근무 수당을 요구하는 주에서는 일일 최대 시간을 초과하여) 일하지 않습니다. 이메일, 전화 또는 회사에서 선택한 기타 방법을 통해 출퇴근합니다. 정책은 또한 근무 시간을 진실되게 보고하지 않을 경우 해고될 수 있음을 직원들에게 명확하게 알려야 합니다.

데이터 보안

피할 수 없는 질문과 발생하게 될 IT 문제를 지원할 수 있는 지원이 있는지 고려하고 싶을 것입니다. 내부 및 외부 IT 공급업체와 협력하여 직원이 사용하는 장비가 안전한지 확인합니다. VPN 및 기타 원격/클라우드 기반 네트워크 사용에 관한 정책을 개발합니다. 특히 재무 문서나 개인 식별 정보가 포함된 문서와 같이 정보가 민감한 경우 집으로 가져오거나 집에서 액세스할 수 있는 고객/고객 정보에 관한 정책을 개발합니다. 보안 조치는 회사 소유 및 직원 소유의 컴퓨터, 노트북 및 모바일 장치 모두에 적용되어야 합니다.

차별 문제

모든 직원에게 공정하게 원격 작업 옵션을 제공하고 있는지 확인하십시오. 물론 집에서 할 수 없는 특정 작업이 있지만 일부 직원에게 원격으로 작업할 수 있는 권한을 부여하고 집에서도 작업을 수행할 수 있는 다른 직원에게 동일한 권한을 부여하지 않으면 문제가 발생합니다. 또한 한 보호 계층의 직원이 원격으로 작업하도록 허용하고 다른 계층의 직원은 허용하지 않으면 나중에 문제가 발생할 수 있습니다.

장애인 편의시설

직원이 이전에 편의 시설을 요청한 경우 원격 근무 환경에서 (가능한 한) 편의 시설이 유지되고 있는지 확인하십시오. 끊임없이 변화하는 상황에서 모든 조정이 효과적인지 확인하기 위해 해당 직원 및 감독자와 연락을 유지하십시오.

새로운 숙박 시설 요청의 경우 회사 정책 및 절차를 준수하면서 문서 요청에 최대한 유연하게 대처하십시오. 결국, 이 시간 동안 직원이 의사 사무실을 직접 방문하도록 요구하고 싶지는 않을 것입니다.

안전 및 건강 문제

직원이 원격으로 근무하는 경우에도 OSHA 및 근로자 보상 문제를 고려해야 합니다. 직원이 재택 근무 중 부상을 당했다면 회사 업무를 수행하다가 부상을 당했는지(위층으로 빨래를 나르지 않았는지)가 핵심 쟁점입니다. 근로시간 신고에 대한 강력한 정책이 필요한 이유다. 직원이 부상을 보고하면 정상적인 절차를 따르되 부상이 발생했을 때 직원이 무엇을 하고 있었는지 주의를 기울이십시오.

생산성과 스트레스

엄격한 법적 고려 사항은 아니지만 궁극적으로 이 기간 동안 직원이 생산적이고 성공하기를 원합니다. 원격 작업이 원활하게 진행되도록 하기 위해 취할 수 있는 몇 가지 단계가 있습니다.

첫째, 직원의 스트레스와 번아웃이 지금 최고조에 달할 수 있다는 점을 인식하십시오. 작업자의 요구 사항을 처리할 때 가능한 한 유연하고 신속하게 대응하십시오. 직원들과 자주 확인하고 가능한 경우 지원과 지침을 제공하십시오.

일부 직원은 회사와 단절된 느낌을 받을 수 있습니다. 가상 모임 및 회의를 위한 의제를 개발 및 배포하거나 직원들이 보다 캐주얼하게 상호 작용할 수 있는 가상 팀 점심 및 사교 시간을 예약하여 문제를 해결하십시오.

마지막으로, 직원이 사무실에서 일하는 동안 직원을 돌보고 있는 것이 아니므로 직원이 집에서 일하는 동안 세세한 부분까지 관리해서는 안 됩니다. 매 순간 활동이 아닌 더 큰 그림을 주시하고 전반적인 생산성을 추적하십시오.

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